График отпусков на 2019 год: как составить, заполнить, утвердить

График отпусков – локальный документ конкретной компании, который отражает очередность и сроки ухода на положенный законом отдых каждого работника. Он не только гарантирует работникам право на отдых, но и защищает права работодателя. Чтобы все сотрудники одновременно не ушли отдыхать и рабочий процесс не остановился, следует знать, как грамотно составить график отпусков на 2019 год.

Содержание

Что значит график отпусков на 2019 год?

График отпусков — это документ, в котором работники планируют свой отпуск. В нем указываются конкретные даты отпуска, в том числе с разбивкой по неделям. Данный документ определен ТК РФ. Это помощь не только кадровику, но и работникам. Ведь

Данный документ предусмотрен статьей 123 ТК РФ как обязательный для тех, кто нанимает персонал, а также для самого персонала.

График включает в себя информацию о планируемых датах отдыха по каждому сотруднику, а также фактические отметки об отдыхе или о переносе сроков отдыха.

Необходимость и сроки составления

График отпусков на 2019 год следует планировать в любой организации, независимо от численности сотрудников. Он позволяет:

Выплатить вовремя отпускные, которые выдаются не позднее, чем за 3 дня до отпуска.
Найти в случае необходимости замену работнику, который идет на положенный законом отдых.
Избежать накопления неиспользованных дней отдыха.

Согласно ст. 123 Трудового кодекса РФ, документ следует составить не позднее, чем за две недели до начала следующего года.

Важно! График отпусков на 2019 год следует составить до 17 декабря 2018 года.

Это один из обязательных документов компании, поэтому его отсутствие является основанием для административной ответственности. В соответствии со ст. 5.27 КоАП размер штрафов составляет:

1-5 тыс. рублей – для индивидуальных предпринимателей и должностных лиц;
30-50 тыс. рублей – для юридических лиц.

При повторных нарушениях сумма штрафов может увеличиться до 10-20 тыс. рублей для должностных лиц и ИП, до 50-70 тыс. рублей – для юридических лиц. Для должностных лиц предусмотрена возможность замены штрафов дисквалификацией на 1-3 года.

Как составить

Законодательством не описывается точная процедура, как составить график отпусков на 2019 год, но процедура его составления может быть следующей:

Опрос каждого сотрудника о желаемых датах отдыха и возможности его разделения на части. При этом пожелания следует разумно согласовывать с планом работы отдела/компании в течение года, чтобы спланировать оптимальную очередность.
Обработка полученной информации в кадровой службе/ответственным лицом. При наличии нескольких подразделений необходимо подготовить сводный график, который позже будет передан на утверждение руководителю.
Заполнение данными по утвержденной форме.
Согласование документа с профсоюзной организацией (при ее наличии).
Утверждение руководителем компании.
Ознакомление сотрудников с утвержденным документом.

Можно ли самостоятельно разработать форму графика отпусков на 2019 год?

Ранее действовала форма № Т-7, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Но с 2013 года использование бланков из данного постановления не является обязательным.

Бланк графика отпусков на 2019 год работодатель может разработать самостоятельно. Рекомендуется включать такие поля:

наименование работодателя;

реквизиты документа (номер, дата и год, на который график утверждается);
данные сотрудника (ФИО, должность, табельный номер, подразделение при наличии);
данные о планируемых отпусках с указанием их продолжительности и дат начала и окончания;
данные о фактических датах отпуска;
данные о переносе отпуска с указанием документа-основания;

поле для подписи руководителя.

Что еще нужно учесть

Кроме пожеланий сотрудников, при составлении графика отпусков на 2019 год следует учитывать такие моменты:

Стаж, который на дату составления документа должен быть не менее 6 месяцев. Но если в этот период работник брал дополнительные неоплачиваемые выходные продолжительностью более 7 дней, этот период не входит в стаж работы.
Наличие категорий персонала, которым отпуск положен, независимо от стажа: несовершеннолетние лица, женщины до и после отпуска по беременности, усыновители детей возрастом до 3-х месяцев.

Наличие дополнительного ежегодного отпуска, обусловленного вредными либо опасными условиями работы.
Очередность, при которой учитываются не только пожелания персонала, но и присутствие в штате тех, кто имеет первоочередное право отдыхать в удобное время.
Два отпускных периода. Такая возможность есть у лиц, которые работают в компании с конца предыдущего календарного года, к примеру, с ноября. В таком случае они получают право на законный отдых в июне и еще один период (уже за следующий год).
Наличие в штате лиц, работающих по совместительству, у которых отпускной период должен совпадать с отдыхом на основной работе.
Право первоочередного ухода и выбора наиболее удобных дат имеют работники, которые не использовали отпускные дни в предыдущем году, поступают в ВУЗы в грядущем году или являются родителями детей-выпускников 9 и 11 класса.
Продолжительность отпуска в России – 28 дней, но она может быть увеличена за счет дополнительных дней отдыха, а также для представителей отдельных профессий (учителя, работники прокуратуры и полиции, судьи, соцработники, и т. д.).

Оформление

До недавнего времени для оформления действовала единая форма № Т-7. Но с 2013 года ее использование не является обязательным, поэтому каким должен быть график отпусков на 2019 год каждая компания определяет по своему усмотрению. За основу можно взять форму Т-7, удалив лишнюю информацию (к примеру, графу о профсоюзной организации при ее отсутствии в компании) и добавив дополнительные графы. Рекомендуется включить в бланк следующие данные:

Наименование организации/работодателя.
Информацию о документе (номер, дата составления и год, для которого разрабатывается).
Информацию о работниках: ФИО, должность, название структурного подразделения, если есть (данные указываются без сокращений).
Планируемые даты и продолжительность отпускных периодов. Если они предоставляются по частям, то каждая из них вносится отдельной строкой.
Фактические даты отдыха.
Информация о переносах дат отдыха и документов, которые являются для этого основанием.
Поля для подписи руководителей кадровой службы и предприятия.

Когда собрать информацию с сотрудников, чтобы соблюсти срок сдачи графика отпусков на 2019 год?

Трудовой кодекс не приводит точные сроки сбора информации об отпусках у сотрудников. Не отражена в законодательстве и сама процедура составления графика.

Очевидно лишь, что срок должен быть разумный для того, чтобы лицо, ответственное за кадровый документооборот, успело обработать поступившую информацию с учетом соблюдения норм по очередности предоставления отпусков. Ведь работодатель должен обеспечить предоставление законного перерыва в работе сотрудникам, но без остановки производственного процесса. Поэтому, если желаемые даты отпусков совпадают у отдельных сотрудников, то руководитель вправе потребовать изменить эти даты.

Когда должно быть утверждение графика отпусков на 2019 год?

Чтобы соблюсти сроки, предусмотренные Трудовым кодексом, в 2017 году самой поздней датой утверждения графика отпусков на следующий год может стать 15 декабря, т. к. день согласно ст. 123 ТК РФ (за 2 недели до наступления календарного года) выпадает на 17 декабря, который приходится в 2017 году на воскресенье.